「人材が不足している」、「固定費を削減したい」などといった悩みを抱えている企業は多いと思います。なのでそのような企業は「ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)」に目を向けてみてはいかかでしょうか。今回は、BPOのひととおりの内容と、導入のメリットやデメリットなどについてご紹介していきます。
目次
BPOとは何か
BPOとは「ビジネスで発生する業務をアウトソーシングする」といった意味で、自社の業務をまとめて外部のBPO専門業者に委託する経営方法です。アウトソーシングの一種なので切り出す業務もさまざまで、人事や経理、情報システムなど、自社の課題に合わせてBPOにする業務を決定します。
アウトソーシングの一種でもありますが、一般的にアウトソーシングと言われるものとは少し定義が異なります。一番の違いは、
「アウトソーシングは自社業務を委託するだけだが、BPOでは業務設計から業務の効果分析、改善案実行による業務の効率化までを一括して外部業者に任せる」
といったところです。
例えば、普通のアウトソーシングなら自社部門の業務は外部に委託しますが、委託内容に業務の効率化などの過程は含まれていません。また、一時的に発生した案件だけを委託する場合もあります。
対するBPOは、「外部業者に自社部門を置いて業務を行ってもらう」といったイメージです。委託はしていますが自社部門のように外部業者が機能するので、ただ業務を行うのではなく、最初の業務設計など細かいトラブルの対応、業務課題の分析から改善案の決定、そして改善案を取り入れながら業務を効率化する、といった過程まで委託範囲に入ります。つまり委託した業務に関するすべての過程を一括して外部業者が行います。
BPO導入のメリット
業務にかかる時間や費用を削減
業務には必ず、定型的なやり方が固定されている過程が多分にあります。こういった過程を自社内で全部行ってしまうと肝心な業務に手を回すことが出きず、非効率になってしまうことがあります。
また、緊急で対処しなければならない業務など、企業では常に予想外の過程に時間を取られ過ぎてしまうと、利益損失につながってしまうかもしれません。
BPOで業務を一括して外部業者に任せれば、定型的な業務など、やり方が決まっていることに時間がとられがちな業務をいい意味で外部業者に全部任せることができます。また、予想外の過程をを含めて外部業者が解決まで担当してくれます。結果、大幅な業務時間の削減によってほかの契約したい業務に時間を割きやすくなって、業務が効率化され費用も削減できます。
専門業者なので業務が速やかになり、お客様の満足度の向上する
自社の部門によっては技術がないと効率よく仕事するのが難しいのもあり、場合によってはお客様の満足度が低くなってしまい、お客様とのトラブルにもつながってしまいます。
BPO業者は各部門に習得したプロが集合している専門業者です。例えば、「シェアードサービス(グループ企業の業務を一括して処理するために設立された会社)」として豊富な技術を集めているところもあり、自社が任せたい部門を得意とするBPO業者に業務委託すると業務過程の進行が速やかになります。
また、トラブル発生時の対処も速やかになり、結果お客様の満足度も向上し信頼性が上がります。
コア業務に集中することで利益も向上する
先述で言った通り、自社にはさまざまな部門があり、さまざまな業務が動いています。しかし、中にはわざわざ自社でやる必要性の低い定型的な業務もあります。企業としては最も利益の上がりやすいコア業務に注目したいものです。
BPOでは、切り出しやすい部門の業務を一括して外部業者にに任せることで、自社のコア業務に集中しやすい環境が作り出せます。そして、独自性の強いコア業務に集中することで自社サービスの品質も向上し、利益の交渉にもつながります。
BPOのポイント
任せる業務をしっかり選定する
企業がBPOを行う目的は、
「自社で課題のある業務を一括して外部業者に任せることで時間と費用を削減する。そして、コア業務に集中し、収益の向上が可能な環境を作り出す」
ということです。この目的に沿って、どんな業務を委託するのか決める必要があります。当然自社の収益の中心になるコア業務に関する業務は切り出すのが難しいので、自社で技術を集めて後々サービスとして提供したい業務をBPOにするのもお薦めできません。
BPOのデメリットは、指定業務を一括して外部委託してしまうので、自社に委託した業務の技術が集中されないことです。BPO業者と契約を解除した場合、切り出した業務は自社に戻ってきます。しかし、自社には技術がないので、戻ってきた業務を速やかに実行するのは非常に難しいです。
多少アドバイスしてくれる業者もありますが、BPO業者も自社の独自の技術で委託された業務を処理しています。コア業務にあたるBPOに関係する技術を外部においそれと漏らすわけにはいきません。
BPOで外部業者に仕事を切り出し、予定の業務かどうか、将来コア業務が本当に外部に任せていい業務なのか、将来コア業務になる可能性があるものではないかなどを考える必要があります。
サービス内容をしっかり検討する
BPO業者は、各ジャンルに関係する専門業者です。そして、業者ごとに集めている技術が違うのでA社では情報システムが得意、B社では事務関係が得意など、各業者ごとに得意な業務の種類が違います。なので、BPOに切り出し時は、自社が切り出したい業務に応じて業者を選定する必要があります。
まとめ
今回は、BPOのひととおりの内容やメリット、導入時のポイントなどをご紹介してきました。
BPOを活用することによって社内の業務時間や費用を削減できます。また、企業内の収入源に余裕ができるので、コア業務に集中することができ、収入も向上してきます。
BPOには経理や情報システムなど、各業者によって得意としている分野が違います。なので、BPO業者選定の時はその違いもよく視野に入れながら自社に合ったBPO業者を選びましょう。
