「英語での電話対応ってどうやるの？」
コールセンターでの仕事の中には、外国人からの電話の問い合わせなどもあり、どう対応したらいいのかと困ったことはありませんか？
会社の中で英語を話せる担当者がいる場合や常日頃オフィスで英語での会話をしているところなら慣れているのかもしれませんが、担当者がいない場合は電話の対応はしきれませんよね。自分だけではわからず慌てて保留にすることもあると思います。ですが、できるだけ素早く対応したいですよね。
英語での電話対応というものは非常に難しいものではなく、何度も練習するとフレーズが身につきます。電話の内容は、数多くあるため(サービスについての問い合わせ、クレーム、商品の細かい設定方法など…)全てをお伝えするのは難しいですが、今回は電話対応でよくあるシーンのフレーズについて学んでいき英語での対応でも落ち着いて対応できるようにしましょう。
目次
これであなたも完璧！英語対応マスター！
まずは、電話するのにあたって気を付けなければならないことがあります。
話し方
直接対面して話すわけではないので、会話のスピードやトーン、ボリュームに気を付けなければなりません。これは、英語での対応だけでなく普段の電話対応でも気を付けることです。電話越しでは、声が低く小さく聞こえるものです。普段の声よりも高い声ではきはき話すことを意識しましょう。また、英語の対応では、発音が違うだけで全く違う言葉に聞こえることもあります。発音には十分注意して話しましょう。
すぐに使える英語8例
英語だからといって崩した言葉で話してはいけません。日本語でも敬語があるように英語の中でもカジュアルな言い方と丁寧な言い方というものはあります。英語がわからなくても丁寧な言い方にすることは、覚えておきましょう。
＊左から順に丁寧な言葉になっています。
OK ＜ All right ＜ Sure ＜ No problem ＜ Totally＜ Certainly
この2つを気を付けて会話を始めましょう。
1：電話を取った時
Good morning, company name May I help you?
おはようございます。〇〇会社です。ご用件をお伺いします。
Good afternoon(Hello) , company name May I help you?
こんにちは。○○会社です。ご用件をお伺いいたします。
May I help you? → How can I help you? でもOK！
2：相手の名前を聞く
May I have your name, please?
どちらさまですか
・May I ask who is calling, please?
・Can I get your name, please?
・Who am I speaking with?
＊名前を聞くにもたくさん言い方があります。このようなフレーズの前に「I am sorry,」すみませんでしたと入れるとさらに丁寧な言い方です。
3：相手の会社名を聞く
Can I have your company name, please?
御社名をいただけますか？
・May I ask which company you are with?
＊どこからの電話か分からないときは、
Where are you calling from?
どちらからおかけですか？
4：担当者に取り次ぐときや確認するとき保留の前に
Could you wait for a moment, please?
少々お待ちいただけますでしょうか。
・Could hold on a second, please?
・Do you mind holding?
・Can I put you on hold for a minute?
これにもいろいろな言い方があります。
＊確認などが終わり保留を解除をしたとき
Sorry to keep you waiting.
お待たせいたしました。
・Thank you for waiting.
・Sorry to have kept you waiting.
など、言い方はいろいろ
5：電話が聞きとりずらかった場合
Could you speak a little louder?
もう少し大きな声でお話いただけますか？
I’m sorry, can you speak slowly?
すみません、ゆっくり話していただけますか？
I’m sorry,I feel like my phone is far away…
すみません、お電話が遠いような気がするのですが…
Could you say that again , please?
もう一度いっていただけますか？
I’m sorry, the radio waves are not so good.
すみません、電波があまりよくないようです。
6：担当者につなぐ場合
(担当者が自分だった場合は、This is he/she.わたくしでございます)
Just a moment, please.
少々お待ちください。
We will connect you to the person in charge.
担当者の電話におつなぎいたします。
7：担当者が不在の場合
I’m sorry, She is on another line.
すみません、○○は今ほかの電話に出ております。
I’m afraid he is on a business trip.
すみません、○○は今出張中です。
I’m sorry, I’m out of seat now.
すみません、今席を外しております。
I have left the company today.
今日はもう退社いたしました。
ただいま会議中です。
＊また改める場合
Would you please contact me?
連絡先をいただけますか？
8：電話を切る場合
Thank you for calling.
お電話ありがとうございました。
Don’t hesitate to call again.
どうぞお気軽にお電話してください。
Thank you very much. Have a nice day.
どうもありがとうございました。ごきげんよう。
Is there anything else I can do to help?
ほかに何かお手伝いできることはありますか？
このように一つのフレーズに対していろんな言い方があります。
まとめ
今回ご紹介した中のフレーズを使って英語での電話対応をできるようにしましょう。
基本的なフレーズ自体も長すぎず、覚えやすいので、ぜひこれからの英語での電話対応に生かしてほしいと思います！英語での対応ができるようになるとトーク力やスピーキング能力のようなスキルがさらに伸びます。
英語での電話対応をネガティブに捉えず、自分のスキルアップとしてポジティブに捉えるようしましょう。
