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電話対応（発信）のビジネスマナー
電話の対応にはマナーがあります。自社から顧客あてに電話をかける際のマナーを4つご紹介いたします。ぜひ、参考にしてください。
昼食時や朝・夜の業務時間外は避ける
昼食時や朝早い電話・夜遅い電話は失礼にあたりますので、なるべく避けましょう。どうしても急用で電話をかけなければいけないというときは、
「もしもし、（朝早くに/夜分遅くに）失礼いたします。私○○会社の○○と申します。今お時間よろしいでしょうか？」
という風に一言付け加えると良いでしょう。この一言を加えるだけで顧客からの印象は良くなるのです。
会社名と自分の氏名を名乗る
こちらは基本中の基本ですね。
「もしもし、恐れいります。私○○会社の○○と申します。」
というように必ず冒頭で名乗りましょう。誰でも知らないところからの電話は不信感があるはずです。初めに名乗ることで少しでも安心感を与えます。
用件を簡潔に伝える
担当者が電話に出た相手とはまた違う可能性がありますので、いきなり本題に入るのではなく、初めに用件を伝えるようにしましょう。
「○○（用件）の件でのご連絡なのですが、担当者様はお手すきでしょうか？」
また、電話が長くかかるようなら
「〇分ほどお時間大丈夫でしょうか？」
と相手に確認しましょう。要件を簡潔に伝えることで顧客も限りある時間の中で対応してくれます。
相手が切るまで切らない
相手が切る前に切ってしまうのは失礼にあたります。相手の方との会話が終わり、
「今後ともよろしくお願いいたします。お忙しい中ありがとうございました。」
というように伝え、相手が電話を切ったことを確認してから切りましょう。
電話対応（受信）のビジネスマナー
顧客から自社あてに電話が掛かってきた際のマナーを4つご紹介いたします。
3コール以内に出る
電話が掛かってきた際は、なるべく3コール以内に受話器を取りましょう。電話をかけてから3コール以内に出てもらえないと、電話をかけた人は「待たされている」と感じてしまうケースが多いので、どうしても手が離せなくて3コール以内に受話器を取れなかった場合は、
「お待たせいたしました。○○会社の○○でございます。」
と、一言付け加えましょう。
もしもしはNG
会社によって受電の際のルールは異なりますので、そちらに合わせるのが第一ですが、一般的に「もしもし」はマナー違反です。
「お電話ありがとうございます。○○会社の○○でございます。」
というように電話を受けるのが良いでしょう。また、前項で挙げたように3コール以内に受話器を取れなかったら
「大変お待たせいたしました。○○会社の○○でございます。」
という風に一言付け加えるのが理想的です。
相手の会社名・氏名は復唱して確認する
自分の会社名・氏名を名乗ることで相手も自然に名乗ってくることでしょう。これはもちろんのことですが、聞き間違えてはいけないことですので
「○○会社の○○様でいらっしゃいますね。お世話になっております。」
このように相手に続き復唱して確認しましょう。
取次は保留にする
担当者に取り次ぐ際や、確認・調べごとなどがある際は忘れずに保留にしましょう。こちらの会話を聞かれるのは好ましくありません。突然保留にすることがないよう
「ご確認いたしますので少々お待ちください。」
と伝えてから保留するようにしましょう。また、長い時間保留にし相手を待たせてしまうのは失礼にあたりますので早めにことを済ませましょう。どうしても長い時間がかかりそうな場合や担当者が不在の場合は
「申し訳ございません。ただいま担当の者が席を外しておりまして、また戻ってき次第、改めてご連絡させていただく形でもよろしいでしょうか？」
「申し訳ございません。担当の者が外出中でして、本日は戻らない予定ですのでまたお日にち改めてこちらからご連絡させていただく形でもよろしいでしょうか？」
というように伝えましょう！
まとめ
電話に対応する前の準備として、いつでもメモできるようにしておきましょう。必要に応じて、伺った情報を忘れないようにメモに残しておくのが良いでしょう。
当然のことですが、電話対応時は明るく声のトーンを上げて話しましょう。電話対応一つで会社の印象を左右するといっても過言ではありません。間違った言葉を使うことがないよう細心の注意を払いながら対応しましょう！
