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お問い合わせの背景
コロナ禍により、本部機能を分散させた結果として電話に出れる人員が減り、一部のスタッフに電話対応業務が集中してしまっており業務に支障をきたしている。
そのためアウトソーシングで電話対応業務を依頼したい。
課題
- 電話対応業務に追われ本来の業務に専念できない
- 営業電話の対応が多い
- 必要な電話は取りこぼしたくない
- 電話、メール対応業務に費やす、経費を下げたい
電話代行は導入するべき？メリットや事例を大公開！会社を運営するうえで電話対応は欠かせませんよね。しかし「人員不足で電話担当の者が少なくて対応しきれない」「新しく電話担当を雇うコストがない」などの理由から、電話代行サービスを利用しようと考えている人も多いことでしょう。でも実際利用するのはどうなのでしょうか？今回は電話代行のメリットや事例をご紹介いたします！...
現状分析と業務設計
上記の課題に対して、現状の分析をおこないました。
現状
日の平均コール数は30件～60件程で主な問い合わせ内容は、営業電話、本社担当者へのクライアントからの入電、紛失物、クレーム等となっている。
店舗数は本社含め13店舗。
1件当たりの対応時間は対応内容によって変動するが平均5分から10分程度。
対応時間は平日10時〜17時。
現状の分析をおこなった結果、1日あたり30～60件程度の問い合わせがあり問い合わせ内容や店舗数、対応時間等を含めた業務設計を実施致しました。
業務設計
本社、各店舗の電話窓口の集約提案を行い全店をアルテコールセンターに転送設定を実施。
その他、各店舗、担当者宛にLINEビジネスを導入し気軽に入電履歴の確認ができる便利さを訴求。
またスプレットシートにて月間のコール数、カテゴリー分け、入電記録を行い見える化を実施。
プロジェクトの成果
業務効率が向上
電話対応で本来の業務に集中できるようになり業務効率が向上することに貢献致しました。
コスト削減
各店舗の問い合わせを集約し窓口を一本化する事により人件費、通信費等のコスト削減と、1次対応のみならずQ＆Aが蓄積されて応対レベル向上に成功致しました。
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電話対応はアルテにお任せください
アルテはパチンコ業界に実績を持つコールセンターサービスです。
本部機能を分散・縮小し電話に出れる人員が減り電話対応業務に支障をきたしている方、業界の課題を理解し精通したオペレーターが御社の業務負担を減らしコスト削減に繋げ経営をサポートいたします。
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